Dane osobowe
Polityka prywatności
Wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy podczas korzystania z serwisu, formularza zapytania oraz zapisów na szkolenia i kursy, w jakim celu oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Ostatnia aktualizacja: 25 sierpnia 2026 r.
Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Naczelna Organizacja Techniczna Federacja Stowarzyszeń Naukowo-Technicznych Rada w Kielcach, ul. Sienkiewicza 48/50, 25-501 Kielce, KRS 0000238597, NIP 959 09 26 185, REGON 290920537.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych można skontaktować się pod adresem biuro@notkielce.pl, telefonicznie pod numerami 41 344 90 61 lub 517 875 094 albo listownie na adres siedziby.
Jakie dane przetwarzamy
W formularzu możemy przetwarzać imię i nazwisko, nazwę firmy lub organizacji, adres e-mail, numer telefonu, wybrany temat i treść wiadomości, dane dotyczące przedmiotu usługi oraz dobrowolnie przekazane załączniki. Przy zapytaniu o salę są to także terminy i godziny, liczba uczestników, układ sali, informacja o cateringu i dodatkowych potrzebach.
Przy zapisie na szkolenie lub kurs przetwarzamy imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wybrany termin, status zgłoszenia oraz informacje techniczne dotyczące dostarczenia wiadomości potwierdzających.
Serwer i mechanizm ochrony formularza mogą ponadto przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, data i czas żądania oraz wynik weryfikacji antyspamowej.
Cele i podstawy prawne
Dane przekazane w formularzu przetwarzamy, aby przyjąć zapytanie, udzielić odpowiedzi, doprecyzować zakres usługi oraz — jeżeli dotyczy to sprawy — podjąć działania przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Dane przekazane podczas zapisu na szkolenie lub kurs przetwarzamy, aby przyjąć i obsłużyć zgłoszenie, skontaktować się z uczestnikiem, potwierdzić miejsce oraz zorganizować udział w wybranym terminie.
W pozostałym zakresie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na prowadzeniu korespondencji, organizacji obsługi zapytań, zapewnieniu bezpieczeństwa formularza oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie ewentualnych roszczeń.
Nie wykorzystujemy danych z formularza do wysyłki marketingowej. Potwierdzenie przy formularzu dokumentuje zapoznanie się z tą informacją i nie stanowi zgody marketingowej.
Odbiorcy i dostawcy usług
Dostęp do danych mają upoważnieni pracownicy i współpracownicy NOT Kielce, którzy obsługują daną sprawę. Dane mogą być również przetwarzane przez dostawców hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania IT i bezpieczeństwa serwisu — wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia tych usług i na podstawie odpowiednich umów.
Formularz korzysta z usługi Cloudflare Turnstile. Cloudflare może przetwarzać sygnały techniczne także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym zgodnie z mechanizmami ochrony opisanymi w dokumentacji tej usługi. Więcej informacji znajduje się w dodatku dotyczącym prywatności Turnstile.
Okres przechowywania
Aplikacja strony internetowej nie zapisuje zwykłych zapytań ani załączników w bazie danych lub panelu administracyjnym. Załączniki są wykorzystywane z pliku tymczasowego tylko podczas wysyłania wiadomości i nie są trwale kopiowane do magazynu aplikacji.
Zgłoszenia na szkolenia i kursy są zapisywane w panelu administracyjnym, ponieważ wymagają powiązania uczestnika z konkretnym terminem oraz dalszej obsługi przez biuro. Dane są przechowywane przez okres potrzebny do organizacji i rozliczenia udziału, a następnie — jeżeli jest to konieczne — do upływu terminów wynikających z właściwych przepisów lub zakończenia spraw związanych z ustaleniem, dochodzeniem albo obroną roszczeń.
Korespondencję, która nie prowadzi do zawarcia umowy, przechowujemy w skrzynce pocztowej nie dłużej niż przez 12 miesięcy od zakończenia sprawy. Jeżeli korespondencja staje się częścią dokumentacji umownej albo jest potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, odpowiednie dane mogą być przechowywane dłużej — do upływu terminów wynikających z właściwych przepisów lub zakończenia związanej z nimi sprawy.
Techniczne logi bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do wykrywania nadużyć, diagnozowania błędów i ochrony serwisu, zgodnie z konfiguracją usług hostingowych.
Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach przewidzianych przez RODO można żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia danych. Jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, można także wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją.
Żądania można przesyłać na adres biuro@notkielce.pl. Osobie, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Automatyczna ochrona antyspamowa
Cloudflare Turnstile automatycznie analizuje sygnały techniczne przeglądarki, aby odróżniać ludzi od botów i chronić formularz przed nadużyciami. Negatywny wynik może czasowo uniemożliwić wysłanie formularza, ale nie powoduje decyzji wywołującej skutki prawne ani podobnie istotnie wpływającej na użytkownika. W takim przypadku można ponowić próbę albo skontaktować się z nami e-mailem lub telefonicznie.
Dobrowolność podania danych i zmiany polityki
Podanie danych jest dobrowolne, ale brak danych oznaczonych jako wymagane uniemożliwi wysłanie formularza i udzielenie odpowiedzi. Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii, jeżeli nie są niezbędne do obsługi sprawy.
Polityka może być aktualizowana w razie zmian funkcjonalnych, prawnych lub organizacyjnych. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.